ADM. PERKANTORAN (pengertian kearsipan,asrip,dokumen,dokumentasi,dan lain-lain)

November 11, 2016

ADM. PERKANTORAN (pengertian kearsipan,asrip,dokumen,dokumentasi,dan lain-lain)

Adm. Perkantoran(KEARSIPAN)

1. Pengertian Kerasipan, arsip, dan warkat.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,pengumpulan, pengaturan,pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur dan sistematis pada suatu tempat tertentu.

Warkat adalah setiap catatatan tertulis, tergambar,terekam, dll yang dibuat oleh manusia untuk membantu ingatan.

2. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

· Dokumen adalah Surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekamanan yang dapat dijadikan alat bukti untuk mendukung keterangan.

· Dokumentasi adalah suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyelidiki,menyusun,meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen baru yang bermanfaat.

3. Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi

a. Dokumentasi difokuskan kepada pengolahan atau kegiatannya. Dokumen difokuskan kepada informasinya.

b. Dokumentasi merupakan unit kerja. Dokumen bukan unit kerja.

c. Dokumentasi bersifat aktif. Dokumen bersifat pasif.

d. Dokumentasi → dapat berupa buku-buku atau dokumen-dokumen dan alat audio.

Dokumen →isinya terbatas pada informasi.

e. Dokumentasi → Mengolah atau menyiapkan dokumen baru.

Dokumen → Sebagai alat bukti

4. Jenis-jenis Dokumen

v Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya ada empat yaitu :

1) Dokumen Pribadi

2) Dokumen Niaga, yaitu adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian pristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual-beli dalam perdagangan. Contoh: surat permintaan penawaran dan surat penawaran barang.

3) Dokumen Sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat bukti pembuktian pristiwa pada masa lampau.

4) Dokumen pemerintah, yaitu surat-surat berharga yang dipakai sebagai alat pembuktian pristiwa penting yang terjadi pada pemerintahaan atau suatu Negara contoh : peraturan pemerintah dan undang-undang dasar 1945.

v Dokumen ditinjau dari segi kegunaannya ada empat yaitu :

1) Dokumen yang memiliki nilai penerangan, yaitu adalah surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.

2) Nilai perdagangan, yaitu surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual-beli.

3) Nilai Yuridis, yaitu surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian pristiwa secara hokum di muka pengadilan.

4) Nilai Historis, yaitu surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian pristiwa penting yang terjadi dimasa lalu.

v Dokumen yang ditinjau dari sumbernya

1) Dokumen yang bersumber dari pemerintah

2) Dokumen yang bersumber dari kontrak dagang

3) SWASTA

4) PERSURAT KABARAN

5) PERSEORANGAN

v Dokumen yang ditinjau dari fungsinya

1) Dokumen dinamis

2) Dokumen statis

5. PENGERTIAN SURAT

Surat adalah penyampaian informasi secara tertulis dari pihak satu kepihak lain berupa pemberitahuan,pernyataan,permintaan, pemikiran,sanggahan dan kritikan.

A. Jenis-jenis surat berdasarkan sifatnya

i. Surat Pribadi adalah surat yang berisi tentang kepentingan pribadi contoh : keluarga,kesehatan dan keuangan keluarga

ii. Surat Dinas Pribadi adalah surat yang dikirim oleh seseorang kepada instansi sering juga disebut sebagai surat setengah resmi. Contoh : surat izin dan riwayat hidup.

iii. Surat dinas swasta adalah surat yang dibuat oleh instansi swasta yang dikirim untuk karyawan atau para relasinya atau instansi lain yang terkait. Contoh : surat undangan rapat

iv. Surat niaga adalah surat yang berisi mengenai perdagangan yang dibuat oleh perusahaan dan dikirim kepada langganan contoh : surat perkenalan barang.

v. Surat dinas pemerintah adalah surat-surat yang berisi masalah-masalah administrasi pemerintah yang dibuat oleh instansi pemerintah contoh : surat keputusan.

B. Jenis-jenis surat berdasarkan wujud surat

i. Kartu pos

ii. Warkat pos

iii. Surat bersampul

iv. Surat terbuka dan surat tertutup

v. Telegram

vi. Memorandum

vii. Nota

C. Jenis-jenis surat berdasarkan keamanan isinya

i. Surat sangat rahasia yaitu surat yang jika diketahui isinya dapat merugikan Negara.

ii. Surat rahasia yaitu surat yang jika diketahui isinya dapat merugikan perusahaan.

iii. Surat konfidensial yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain.

BAGAN SURAT

6. Fungsi arsip

a) Fungsi dinamis yaitu arsip atau warkat yang bersangkutan masih diperlukan atau digunakan secara langsung untuk aktivitas atau kegiatan sehari-hari dalam suatu usaha kerjasama.

b) Fungsi statis yaitu warkat atau arsip yang tidak lagi dibutuhkan atau diperlukan secara langsung untuk kegiatan sehari-hari dalam suatu usaha kerjasama.

7. JENIS-JENIS ARSIP

a) Arsip berdasarkan bentuknya yaitu :

i. Arsip berbentuk lembaran contoh : surat.

ii. Arsip yang tidak berbentuk lembaran/non-lembaran contoh: flashdisk, mikro film dan rekaman.

b) Arsip berdasarkan masalahnya yaitu :

i. Financial record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan contoh : kwitansi,giro, cek dan kartu kredit.

ii. Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris contoh : catatan harga/ukuran barang.

iii. Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah kepegawaian

iv. Sales record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan

v. Production record, yaitu arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

c) Arsip berdasarkan pemiliknya yaitu :

i. Lembaga pemerintah

ii. Instansi pemerintah dan swasta

d) Arsip berdasarkan sifatnya :

i. Arsip tidak penting

ii. Arsip biasa

iii. Arsip penting

iv. Arsip sangat rahasia

v. Arsip rahasia

e) Arsip berdasarkan fungsinya, yaitu:

i. Arsip dinamis

ii. Arsip statis

8. NILAI GUNA ARSIP

I. Nilai penerangan yaitu arsip hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi pemberitahuan contoh : surat pengumuman,

II. Nilai yuridis yaitu arsip yang digunakan sebagai bahan atau alat bukti dalam pristiwa hokum.

III. Nilai historis yaitu arsip yang dapat digunakan untuk menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa dimasa lalu contoh : teks proklamasi

IV. Nilai ilmiah yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan contoh : hasil karya tulis

V. Nilai guna fiskal yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan contoh : kuitansi dan pembayaran pajak.

9. SYARAT-SYARAT ARSIP

I. Merupakan kumpulan warkat

II. Disimpan menurut sistem tertentu

III. Memiliki nilai kegunaan

IV. Saat dicari cepat dan mudah ditemukan.

10. PENGURUSAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR SISTEM BUKU AGENDA.

Ø Pengertian surat masuk dan surat keluar

v Surat Masuk

Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir ( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi )

v Surat Keluar

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan. Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.

Ø Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

1) Penerimaan

Tugas penerimaan surat adalah :

v Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk

v Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat

v Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat

v Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

2) Penyortiran

Penyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut. Tujuan penyortiran surat adalah :

v Untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau diterima

v Untuk menentukan prioritas penyelesaian surat

v Untuk mempermudah pengawasan penanganan surat.

Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :

v Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat dinas lainya

v Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok, yaitu surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia

v Memisah-misahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan sebagainya.

3) Pencatatan

Setelah surat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Petugas pencatatan tugas sebagai berikut :

v Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud isi surat, dengan cara menggais bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting

v Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju

v Pemeriksaan lampiran-lampiran

v Membubuhkan cap (time stamp atau electrik clock dating machine) yang meupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau atas halaman surat.

4) Mengagendakan surat masuk

Mengagendakan surat masuk adalah kegiatan mencatat surat masuk atau keluar ke dalam buku agenda (buku harian). Biasanya buku ini disebut Buku Agenda Surat Masuk dan petugasnya dinamakan agendaris. Pencatatannya yaitu setiap surat masuk diberi nomor agenda surat masuk.

Secara umum dikenal dua macam bentuk buku agenda yaitu buku agenda tunggal dan buku agenda kembar atau ganda. Buku agenda tunggal ialah buku pencatatan tentang semua surat masuk yang diterima dalam bentuk satu buku atau daftar penerimaan harian surat-surat masuk. Buku agenda kembar ialah buku pencatatan tentang surat-surat masuk yang diterima oleh kantor dan surat-surat keluar yang dikirim oleh kantor yang bersangkutan yang pencatatannya digabungkan menjadi satu buku. Dengan demikian buku agenda kembar merupakan alat mencatat surat masuuk dan surat ke luar dalam suatu organisasi kantor dengan cara digabungkan. Halaman sebelah kiri terdiri dari lajur-lajur untuk pencatatan surat ke luar

5) Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengelolanya. Kegiatannya sebagai berikut :

v Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi(action slip) oleh sekretaris atau kepala tata usaha

v Surat masuk yang telah dilengkapi dengan lembar disposisi direruskan kepada pimpinan atau kepala bagian untuk memperoleh tanggapan atau isi surat dengan menegaskan pada lembaran disposisi tersebut berupa instruksi atau informasi.

v Surat yang memperoleh disposisi disampaikan kembali kepada sekretaris atau kepala tata usaha. Selanjutnya diteruskan kepada unit pengolahan suratt untuk diproses dengan lembar disposisi.

Apabila pimpinan menanggap perlu agar sesuatu surat diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau petugas pengarah surat dapat menyertakan suatu lembaran yang disebut lembar beredar. Dengan demikian surat yang harus diproses melalui beberapa pejabat atau kepala bagian maka sekretaris atau peugas penanganan surat perlu memperbanyak surat tersebut untuk ditangani dengan cepat. Kegiatan memperbanyak surat disebut penggandaan, biasanya digunakan fotokopi, mesin tik atau mesi stensil.

Lembar disposisi ialah lembaran kertas yang disediakan oleh agendaris untuk membubuhkan disposisi atau instruksi pimpinan. Lembar disposi dapat dibedakan atas dua macam, yakni :

v Disposisi langsung adalah disposisi yang langsung ditulis pada lembar surat

v Disposisi tidak langsung adalah disposisi yang ditulis pada lembar tersendiri

6) Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

v Surat yang telah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern

v Menyampaikan surat tersebut melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan, Buku ekspedisi diparaf sebagai tanda surat telah diterima.

v Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

7) Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh sekretaris dengan mempergunakan metoda kearsipan yang berlaku untuk kantor tesebut. Berkas-berkas yang penyimpannannya masih ditangani oleh sekretaris (petugas penanganan surat) merupakan berkas atau arsip yang bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih digunakan oleh pimpinan untuk bahan pertimbangan.

Prosedur kearsipan dinamis dalam menata arsip (file) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

v Meneliti tanda-tanda berkas tersebut sudah dapat disimpan. Tanda-tanda tersebut diberikann pada lembar disposisi dengan kata-kata file atau dep (deponeren disimpan) atau dengan menggarisbawahi kata-kata yang memberikan petunjuk bahwa masalahnya perlu dilakukan penyimpanan.

v Mengindeks, adalah kegiatan memberi kode untuk nama pengirim, perusahaan, instansi pemerintah serta nama organisasi yang terhimpun

v Menyortir

v Menyimpan ke dalam folder tertentu

v Menata arsip yang baik serta teratur.

Berikut tampilan buku agenda tunggal yang digunakan diperusahaan:

format buku agenda tunggal

Ø Prosedur pengurusan surat keluar system buku agenda

Prosedur pengurusan surat keluar atau pengiriman surat secara umum adalah sebagai berikut :

A. Persiapan

Dalam pengelolaan surat memerlukan suatu persiapan dan alat-alat untuk menunjang dalam pengelolaan surat. Dalam persiapan menulis surat harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

v Menentukan jenis, ukuran dan warna kertas yang tepat untuk digunakan dalam menulis surat.

v Mengemukakan ide, fakta dan informasi yang lengkap dan mudah dipahami.

v Menentukan bentuk surat yang standar sesuai dengan jenis organisasi.

v Menghindari singkatan-singkatan yang tidak lazim, kata-kata dan istilah yang sulit

v Menggunakan bahasa yang singkat, jelas dan sopan.

v Menggunakan bahasa yang baku.

Setelah memperhatikan hal-hal tersebut diatas, penulis surat harus mengerti dan mengetahui urutan penyusunan surat ataupun masalah apa yang akan disampaikan kepada penerima surat. Disamping itu seorang penulis surat harus memperhatikan perunjuk dari pimpinan atau pejabat lain yang minta dibuatkan surat. Surat yang disusun harus sesuai dengan catatan yang diberikan.

B. Pembuatan Konsep Surat (draft)

Konsep surat sebaiknya dibuat dan disusun menurut bagian-bagian yang lengkap yang menyerupai bentuk tertentu yang telah ditetapkan oleh suatu organisasi sehingga memudahkan juru tik untuk mengetiknya. Konsep surat yang tidak disusun dengan baik akan menyulitkan juru tik, karena dia harus banyak menyesuaikan antara konsep dengan bentuk surat yang sebenarnya.

Ditinjau dari segi pembuatannya, maka konsep surat dapat dilakukan dengan dua sistem :

v Sentralisasi

Menurut sistem ini semua pembuatan konsep surat dipusatkan pada unit tertentu yaitu bagian surat menyurat (mail department)

v Desentralisasi

Konsep surat dapat dibuat oleh masing-masing unit atau bagian. Dengan arti kata setiap unit yang ada dalam suatu kantor membuat konsep surat sendiri-sendiri sesuai dengan kebutuhan bagiannya.

Dari segi orang yang membuat, konsep surat dapat dibuat oleh :

a. Atasan atau pimpinan

Ada 4 kemungkinan pembuatan konsep surat oleh pimpinan :

v Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap dan mengetiknya sendiri. Biasanya untuk surat yang bersifat rahasia.

v Atasan membuat sendiri konsep surat secara lengkap, kemudian menyerahkan kepada juru tik untuk mengetiknya.

v Atasan membuat konsep surat secara garis besarnya saja dan dilengkapi oleh sekretaris atau pembantunya untuk diselesaikan, kemudian diserahkan kembali kepada pimpinan untuk diperiksa.

v Atasan membuat konsep surat dengan cara mendiktekan kepada sekretaris atau pembantunya.

Pendiktean konsep ada dua macam :

v Pendiktean Langsung

Adalah pengambilan dikte secara langsung oleh sekretaris kepada pimpinan dengan menggunakan tulisan steno.

v Pendiktean Tidak Langsung

Adalah pendiktean dengan menggunakan mesin penyalin dikte (transcribing machine). Dimana nantinya sekretaris akan menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan.

b. Konseptor (orang yang ditunjuk untuk membuat konsep surat)

Untuk surat-surat yang sifatnya rutin biasanya pimpinan menyerahkan pembuatan konsep surat kepada konseptor.

C. Persetujuan Konsep Surat

Apabila konsep surat telah selesai dibuat, maka konsep surat harus dimintakan persetujuan kepada pimpinan. Apabila pada konsep surat terdapat kesalahan atau perlu adanya tambahan, maka konsep surat tersebut dibetulkan oleh pimpinan. Surat yang sudah mendapat persetujuan dari pimpinan. Selanjutnya sebagai tanda persetujuan atas konsep surat itu, pimpinan yang berkepentingan membubuhkan parafnya pada blangko isian lembar konsep.

D. Mengagendakan Surat

Setelah konsep surat disetujui, kemudian dicatat kedalam buku agenda keluar atau buku verbal untuk memberi kode atau nomor surat.

Misalnya pada baris nomor surat tertulis nomor : 001 / KP / VII / 2006. Artinya :

001 : Nomor urut yang diambil dari buku agenda

KP : Masalah Kepegawaian (bersumber dari indeks yang dipakai )

VII : Bulan surat dibuat

2006 : Tahun Surat dibuat

E. Pengetikan Konsep

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dan telah memperoleh kode atau nomor surat, kemudian diserahkan pada unit pengetikan. Oleh juru tik konsep surat diketik kedalam bentuk tertentu dengan baik dan rapi.

Surat yang diketik harus kelihatan rapi. Harus diketik pada kertas yang bagus, rapid an sistematis. Sehingga dapat menarik perhatian bagi orang yang membacanya. Bentuk surat yang digunakan harus sesuai dengan kepentingannya.

F. Pemeriksaan Konsep

Pemeriksaan konsep surat harus dilakukan dengan teliti sehingga konsep surat itu menjadi bentuk surat jadi (net surat), setelah melalui koreksi kesalahan.

Pemeriksaan konsep surat yang telah diketik dilakukan oleh :

v Pengetik surat (juru tik)

Pemeriksaan dilakukan sebelum diturunkan dari mesin atau setelah dicetak dengan komputer sebelum diserahkan kepada pimpinan.

v Konseptor

Setelah diperiksa juru tik, konsep surat diserahkan kembali kepada konseptor untuk diperiksa

v Penanggung jawab surat

Sebelum menandatangani surat, penanggung jawab surat harus membaca dan memeriksa surat terlebih dahulu.

v Agendaris

Surat yang akan diagendakan /di catat dalam buku agenda harus pula diperiksa oleh agendaris.

G. Penandatanganan surat

Apabila tidak terdapat lagi kejanggalan atau kesalahan, kemudian surat jadi (net surat) disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk ditandatangani. Surat yang akan ditandangani oleh pimpinan sebaiknya diletakkan pada map khusus (signature folder)

H. Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab surat, kemudian dicap atau distempel. Bila terdapat surat yang belum diberi stempel maka suarat tersebut diragukan keabsahannya dan dianggap kurang syah. Stempel dibubuhka sebelah kiri menyinggung / menyentuh sedikit tanda tangan.

I. Melipat Surat

Surat-surat yang telah ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan. Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dan tindasan atau lembar kedua disimpan sebagai arsip. Untuk suarat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu.

Ada 8 cara melipat surat, yaitu : Lipatan Tunggal (Single Fold), Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold, lipatan baku (standard fold), lipatan baku rendah (low standard fold), lipatan akordion (accordion fold), lipatan akordion rendah (low accordion fold), lipatan model prancis (French fold) dan lipatan model baron (baronial fold).

J. Penyampulan surat

Selesai dilipat, surat harus diberi sampul atau amplop. Pada sampul surat harus dilengkapi :

v Alamat pengirim bila tidak memakai kop surat.

v Nomor surat diketi di kiri atas di bawah kop surat.

v Cap dinas diterapkan pada amplop dibawah nomor.

v Stempel bebas bea atau perangko secukupnya.

K. Pengiriman Surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan cara :

v Dikirim langsung, surat tersebut dikirim langsung atau sendiri oleh kurir ke alamatnya dengan menggunakan buku ekspedisi.

v Dikirim melalui pos. Pengiriman surat melalui pos harus memakai buku pos tercatat.

Pengiriman surat keluar terbagi kedalam dua bagian :

v Pengiriman surat keluar intern /masih dilingkungan dalam perusahaan, dalam sistem buku agenda menggunakan buku ekspedisi intern.

v Pengiriman surat keluar ekstern, menggunakan buku ekspedisi ekstern.

L. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirim kealamat yang dituju. Sedangkan tindasan (lembar kedua) disimpan menggunakan sistem kearsipan yang dipakai oleh suatu organisasi.

Ø Contoh buku agenda surat masuk